Zweieiige Zwillinge: Pflichtenheft und Lastenheft

Ein Grundproblem, insbesondere von IT Projekten ist meist die verbale Formulierung der Anforderungen an das Ergebnis.

Üblicherweise treffen sich Auftraggeber und Auftragnehmer auf einem üblichen Kommunikationsweg. Dabei formuliert meist der Auftraggeber seine Wünsche an das Projekt (z.B. Umsetzung eines JTL-Shop Template) und der Auftragnehmer formuliert dazu seinen Aufwand (z.B. Angebot).

Die Erhebung der Anforderungen ist für Shopbereiber meist eine nicht ganz einfache Aufgabe. Er kann bei diesem Schritt durch eine Briefing und Beratungsgespräche unterstützt werden. In der Praxis ist die Grenze zwischen Lastenheft und Pflichtenheft meist als fließender Übergang zwischen den beiden Dokumenten zu sehen.

So einfach ist das – und doch so schwer.

Denn bei der Formulierung der Anforderungen befindet sich der Stolperstein. Hier kann zwischen den verbal oder auch schriftlich formulierten Wünschen und den daraus verstandenen Leistungen ein großer Unterschied bestehen.

Beispiel: Bestellung eines Neuwagens

Ein schönes Beispiel – Neuwagenkauf:

• Der Kunde formuliert beim Autohändler seine Wünsche an das Auto, listet seine Extras auf und der Autohändler interpretiert aus allen Wünschen den Wunsch nach einem Kombi.
• Er lässt das Auto bauen und liefert den Kombi aus.
• Der Kunde hätte aber an eine Limousine gedacht und ist der Meinung, dass er das auch so formuliert hat

Ein schönes Bild vom Missverständnis bei der Kommunikation – beide Seiten waren sich sicher alles korrekt verstanden zu haben.

Wie kann so ein Fall verhindert werden?

Es gilt: Die richtigen Fragen stellen und die Ergebnisse schriftlich festhalten. Dabei sind Struktur und wiederkehrende Prozesse aus Sicht des Auftragnehmers sehr wichtig, denn der Auftraggeber hat meist weniger Erfahrung bei IT Projekten.

Wann ist Lastenheft & Pflichtenheft sinnvoll?

Grundsätzlich immer, jedoch ist dies immer ein Frage des Aufwands. Das Pflichtenheft ist Teil der Leistung und muss vom Auftraggeber bezahlt werden. Dadurch sollte ein Pflichtenheft aus Budgetgründen erst ab einer bestimmten Projektgröße beauftragt werden.

Das Lastenheft jedoch kann eigentlich immer formuliert werden. Auch ein kurz gefasstes Lastenheft ist besser als eine einfache Anforderungsliste. Insbesondere wirkt der Effekt, dass man sich als Auftraggeber etwas tiefer mit seinem Projekt beschäftigen muss.

Zudem hat man nach der Formulierung ein gutes und einheitliches Dokument für die Einholung von verschiedenen Angeboten zur Hand.

Alternative: Agiles Projektmanagement/ agile Softwareentwicklung

Heutzutage stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Projekte effizient und flexibel umzusetzen. Dabei stehen zwei grundlegende Ansätze im Fokus: das agile Projektmanagement und die traditionelle Umsetzung mittels Pflichtenheft/Lastenheft. Doch welcher Ansatz ist der richtige für dein Projekt?

Traditionelle Projektumsetzung: Pflichtenheft und Lastenheft

Pflichtenheft und Lastenheft sind altbewährte Instrumente im Projektmanagement. Das Lastenheft beschreibt, was du als Auftraggeber vom Projekt erwartest, während das Pflichtenheft detailliert festlegt, wie der Auftragnehmer diese Anforderungen umsetzt. Dieser Ansatz bietet eine klare Struktur und detaillierte Planung, was bei komplexen Projekten mit festen Anforderungen von Vorteil sein kann.

Vorteile

• Klare Definition von Anforderungen und Verantwortlichkeiten
• Detaillierte Planung und Kontrolle
• Geringe Unsicherheit durch klare Vorgaben

Nachteile

• Unflexibel bei sich ändernden Anforderungen
• Hoher Aufwand für Dokumentation und Abstimmung
• Risiko von Fehlentwicklungen durch starre Vorgaben

Agiles Projektmanagement: Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Agile Methoden wie Scrum oder Kanban setzen auf iterative Vorgehensweisen und kurze Entwicklungszyklen. Anstatt alles im Voraus bis ins Detail zu planen, werden Anforderungen kontinuierlich angepasst und priorisiert. Das gibt dir hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Rahmenbedingungen.

Vorteile

• Hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Schnelle Reaktion auf Änderungen
• Fokus auf Kundennutzen und Ergebnisse
• Förderung von Zusammenarbeit und Eigenverantwortung

Nachteile

• Erfordert hohe Disziplin und Selbstorganisation
• Weniger Planungssicherheit
• Kann bei komplexen Projekten zu Unsicherheiten führen

Welcher Ansatz ist der richtige für dein Projekt?

Die Wahl des richtigen Ansatzes hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Projektgröße, der Komplexität, den Anforderungen und deinem verfügbaren Budget. Agile Methoden eignen sich besonders für Projekte mit sich ändernden Anforderungen, bei denen du schnell reagieren musst.

Traditionelle Methoden können bei komplexen Projekten mit festen Anforderungen sinnvoll sein, bei denen eine detaillierte Planung und Kontrolle erforderlich ist.

Fazit

Agiles Projektmanagement und traditionelle Methoden mit Pflichtenheft/Lastenheft bieten unterschiedliche Vorteile und Herausforderungen. Die Wahl des richtigen Ansatzes sollte auf den spezifischen Anforderungen deines Projekts basieren. Oft ist auch eine Kombination beider Ansätze sinnvoll, um die Vorteile beider Welten zu nutzen.